Nyckelbegrepp för offentliga upphandlingar

Här har vi sammanställt de viktigaste begreppen som rör offentliga upphandlingar. Den senaste och mest aktuella informationen finns på webbplatsen hankinnat.fi

Upphandling (konkurrensutsättning)

Målet med konkurrensutsättningarna i upphandlingar är att de skattemedel som används vid offentliga upphandlingar ska användas effektivt. Vid konkurrensutsättningar i upphandlingar ska principerna om insyn och öppenhet följas, och anbudsgivare ska behandlas lika på ett icke-diskriminerande sätt.  https://www.hankinnat.fi/mika-julkinen-hankinta/hankintojen-periaatteet

Upphandlingssystem

Det finns ett flertal elektroniska upphandlingssystem som till exempel:

  • Cloudia
  • Pienhankinnat.fi
  • HankintaSampo
  • Hansel
  • Tarjouspalvelu.fi

Upphandlingskalender

Många kommuner informerar om kommande upphandlingar i upphandlingskalendern på sina webbplatser. Förhandsinformation delas även ut i hela landet på webbplatsen: https://hankintakalenteri.fi

Upphandlingslagen

Upphandlingslagen reglerar de skyldigheter som offentliga myndigheter och andra upphandlande enheter måste uppfylla vid upphandlingar. Upphandlingen måste följa principerna om icke-diskriminering, jämlikhet, öppenhet och proportionalitet. Lagen omfattar upphandlingar som genomförs av alla finländska myndigheter och vissa enheter som är jämförbara med myndigheter (på finska):

https://www.hankinnat.fi/mika-julkinen-hankinta/hankintayksikot

https://www.hankinnat.fi/mika-julkinen-hankinta/hankintojen-periaatteet

Upphandlingsförfaranden

Upphandlingsförfarandet är det sätt på vilket upphandlingen konkurrensutsätts. Upphandlingsförfarandet ska i alla faser följa principerna om icke-diskriminering, jämlikhet, öppenhet och proportionalitet. Upphandlingsförfarandet bestäms av den upphandlande enheten, men leverantörer har möjlighet att ställa frågor och föreslå upphandlingsförfaranden under bland annat marknadsdialogen. Ett öppet förfarande är det vanligaste sättet. 

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden

Öppet förfarande

Den upphandlande enheten publicerar ett meddelande om upphandling, vilket innebär att den öppna anbudsförfrågan är elektroniskt tillgänglig för alla. Intresserade leverantörer kan därmed lämna ett anbud. Under ett öppet förfarande förs inga förhandlingar med anbudsgivarna och inga ändringar görs i föremålet för upphandlingen.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/oppet-forfarande

Selektivt förfarande

Den upphandlande enheten publicerar ett meddelande om upphandling, och vem som helst kan ansöka om att få delta. Men endast de anbudssökande som den upphandlande enheten väljer får därefter lämna ett anbud. Alla handlingar rörande upphandlingen ska finnas elektroniskt tillgängliga för alla den dagen meddelandet om upphandlingen offentliggörs.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/selektivt-forfarande

Förhandlat förfarande

När den upphandlande enheten har publicerat ett meddelande om upphandling kan alla intresserade leverantörer ansöka om att få delta. Den upphandlande enheten förhandlar om avtalsvillkoren med de leverantörer som valts ut. I ett förhandlat förfarande finns möjligheten att utnyttja marknadens kunskaper redan när anbudsförfrågan utarbetas. Förfarandet innebär mer tid till idéer och utarbetandet av ett anbud, och varje anbud kan utvecklas i enlighet med den upphandlande enhetens behov.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/forhandlat-forfarande

Konkurrenspräglad dialog

Den upphandlande enheten publicerar ett meddelande om upphandling som alla intresserade leverantörer får ansöka om att delta i. Därefter för den upphandlande enheten en dialog med de godkända anbudssökandena för att tillsammans kartlägga och bestämma hur upphandlarens behov bäst ska kunna tillgodoses. Förfarandet kan bland annat användas när den upphandlande enhetens behov inte kan tillgodoses av befintliga lösningar eller när upphandlingen kräver formgivning eller innovativa lösningar.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/konkurrenspraglad-dialog

Direktupphandling

Huvudregeln är att alla offentliga upphandlingar ska konkurrensutsättas. Direktupphandling är ett undantag från regeln, och orsaken till användningen av förfarandet ska fastställas på förhand och motiveras. Direktupphandling innebär att den upphandlande enheten utser en eller flera leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren, utan en sedvanlig anbudsförfrågan och utan att publicera ett meddelande om upphandling.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/direktupphandling

Dynamiska inköpssystem

Med ett dynamiskt inköpssystem avses ett helt elektroniskt upphandlingsförfarande för upphandlingar av sådant som vanligen används och finns allmänt tillgängligt på marknaden. Förfarandet ska under sin varaktighet vara öppen för alla aktörer som uppfyller kraven. I dynamiska inköpssystem kan alla intresserade leverantörer begära att få delta genom en motsvarande ansökan om deltagande som används vid selektivt förfarande. Alla anbudssökande som uppfyller lämplighetskraven ska godkännas i systemet. För att få ingå i systemet ska intresserade aktörer lämna in en ansökan om deltagande till den upphandlande enheten som bedöms utifrån de uppställda lämplighetskraven.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/dynamiska-inkopssystem

Förfarandet för innovationspartnerskap

Innovativa offentliga upphandlingar innebär att en upphandlande enhet köper in en innovativ eller betydligt förbättrad produkt eller tjänst. Innovativa projekt syftar till att förbättra tjänsternas effektivitet, kvalitet eller produktivitet. Innovativa upphandlingar kan innebära viktiga kundrelationer för företag i sin marknadsföring av nya produkter och tjänster.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/eu-upphandlingsforfaranden/forfarandet-innovationspartnerskap-och-dess

https://www.hankintakeino.fi/sv/hallbar-och-innovativ-upphandling

Ramavtal

Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa priser, kvantiteter och övriga villkor för upphandlingskontrakt under en viss tidsperiod. Leverantörer för ramavtalet väljs ut genom det upphandlingsförfarande som bestäms i upphandlingslagen. Ett ramavtal kan gälla i högst fyra år, men om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan ramavtalet i undantagsfall gälla under en längre tid.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/forfarandetekniker/ramavtal

Upphandlande enheter

Den upphandlande enheten gör upphandlingar. Upphandlande enheter enligt upphandlingslagen är statens, kommunernas och samkommunernas myndigheter, statens affärsverk, offentligrättsliga organ, evangelisk-lutherska och ortodoxa kyrkan samt deras församlingar och övriga myndigheter. Dessutom ingår alla upphandlare som för upphandlingen fått understöd till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde.

https://www.upphandling.fi/offentlig-upphandling/upphandlande-enheter

Hilma

Hilma är en digital meddelandekanal för offentliga upphandlingar på hankintailmoitukset.fi/sv/. På webbplatsen informerar den offentliga sektorn om kommande upphandlingar, pågående konkurrensutsättningar och resultat från avslutade konkurrensutsättningar. Hilma, https://www.hankintailmoitukset.fi/sv/, är en officiell tjänst i Finland med information om offentliga upphandlingar

Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Grunden för det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kan vara det lägsta priset, de lägsta kostnaderna eller det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Om grunden för det mest fördelaktiga anbudet är det lägsta priset, ska den upphandlande enheten beskriva hur kvaliteten har beaktats i lämplighetskraven för anbudsgivare, i upphandlingens minimikrav, i de särskilda villkoren eller i övrigt i beskrivningen av föremålet för upphandlingen. Med den kostnadsmässigt mest fördelaktiga lösningen avses även annat än det faktiska upphandlingspriset, exempelvis livscykelkostnader. Avseende förhållandet mellan pris och kvalitet kan den upphandlande enheten fastställa särskilda jämförelsegrunder som gäller kvalitativa, samhälleliga eller sociala aspekter, miljöaspekter eller innovativa egenskaper.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/val-av-anbud/val-av-det-ekonomiskt-mest-fordelaktiga-anbudet

Tröskelvärde och avtalsperiod

Upphandlingslagen tillämpas på upphandlingar som överstiger nationella eller EU:s tröskelvärden, men däremot inte på små upphandlingar som understiger tröskelvärdet. Gällande tröskelvärden finns på https://www.upphandling.fi/offentlig-upphandling/troskelvarden

Avtalsperiodenslängd inverkar till viss del på upphandlingens storleksklass, dvs. vilket tröskelvärde som understigs eller överskrids. Längre avtalsperioder ger leverantörerna en möjlighet att göra investeringar och utveckla verksamheten. Det är även viktigt att avtalsparterna för diskussioner och följer upp under avtalsperioden.

Marknadsundersökning och marknadsdialog

En marknadsundersökning omfattar generellt insamling av all sådan information på marknaden som den upphandlande enheten kan erhålla och tillgodogöra sig när den planerar en upphandling. Det ligger i den upphandlande enhetens eget intresse att utreda vilka alternativ som finns på marknaden och bjuda in leverantörer för att presentera sina produkter. Under marknadsundersökningen förs en ömsesidig dialog om föremålet för upphandlingen och dess definition, upphandlingens planer och krav. Den upphandlande enheten kan annonsera marknadsundersökningen genom en begäran om information i Hilma.

Marknadsdialogen kan genomföras på många olika sätt, till exempel genom att skicka dokument till anbudsgivarna för läsning, hålla gemensamma eller enskilda möten med leverantörer, dra nytta av andra upphandlande enheters erfarenheter av motsvarande upphandlingar, anlita sakkunniga (konsulter), anordna utvecklingsverkstäder eller marknadsföringsdagar. Upphandlingens innehåll, tidigare erfarenheter av motsvarande upphandlingar och uppställda mål för upphandlingen kan ge vägledning om vilken metod för marknadsdialog som är lämpligast vid varje tidpunkt.

https://www.upphandling.fi/eu-upphandling/planering-och-forberedelser/marknadsundersokning

Små upphandlingar

Små upphandlingar avser upphandlingar där det nationella tröskelvärdet i upphandlingslagen underskrids. Konkurrensutsättningen av små upphandlingar har lämnats utanför upphandlingslagens tillämpningsområde, men det betyder inte att små upphandlingar inte ska konkurrensutsättas. Även vid planeringen av små upphandlingar ska principerna om öppenhet och likvärdig behandling beaktas. Små upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med den upphandlande enhetens egna upphandlingsanvisningar och bestämmelser.

https://www.upphandling.fi/offentlig-upphandling/sma-upphandlingar

Anbudsförfrågan

I anbudsförfrågan beskrivs föremålet för upphandlingen och bland annat urvalskriterierna för anbud samt eventuella jämförelsegrunder. Anbudsförfrågan ska innehålla sådana uppgifter som är av väsentlig betydelse för upphandlingsförfarandet och utarbetandet av anbud, såsom det använda upphandlingsförfarandet. Anbudsförfrågan ska vara skriftlig och tydlig så att det är möjligt att jämföra anbuden. Leverantörerna ska lämna in sitt anbud inom utsatt tid.

https://www.upphandling.fi/nationell-upphandling/anbudsforfragan